Sigtuna Bostadsförmedlings riktlinje för integritet

Sigtuna Bostadsförmedling värnar om din integritet. Nedan hittar du information om vilka uppgifter om dig Sigtuna Bostadsförmedling samlar in, hur dessa uppgifter behandlas och hur uppgifterna används. Du hittar också information om hur länge dina uppgifter sparas och hur du kan få uppgifter raderade. Har du frågor om denna riktlinje är du alltid välkommen att kontakta oss.

Vilka typer av personuppgifter sparar vi?

Personuppgifter är uppgifter som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Även bilder (foton) och ljudupptagningar på individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Här nedan beskriver vi vilka uppgifter som behandlas.

Personuppgiftsansvarig

Sigtuna Bostadsförmedling AB, organisationsnummer 556864-4941, c/o AB SigtunaHem, Box 509, 195 25, Märsta är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Vi har anlitat ett Dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.

Du når vårt Dataskyddsombud via dataskyddsombud@sigtunahem.se eller:

Sigtuna Bostadsförmedling AB
c/o AB SigtunaHem
Dataskyddsombud
Box 509, 195 25, Märsta

Offentlighetsprincipen

Sigtuna Bostadsförmedlings verksamhet omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att all information (till exempel mejl, brev med mera) som skickas till oss blir allmänna handlingar. En allmän handling kan man begära ut, men innan man får ta del av den måste vi kontrollera så att innehållet inte är skyddat enligt någon specifik bestämmelse, till exempel skyddade personuppgifter eller annan information som kräver sekretess. Om innehållet är skyddat kan det inte begäras ut.

Vissa typer av handlingar sparas och arkiveras under olika tidsperioder enligt gällande arkivbestämmelser.

Kategorier av personuppgifter, ändamål, behandling

Ändamål

  • För att kunna registrera dig som sökande i vår bostadskö
  • Skapa konto i vår kö

Behandling

  • Skicka ut lösenord via mejl
  • Skicka ut erbjudande via mejl efter att du sökt ett objekt
  • Skicka ut mejl om att ett objekt som passar ditt intresse har publicerats
  • Skicka ut mejl för att marknadsföra oss, våra produkter och tjänster – Namn

Kategorier av personuppgifter

  • Personnummer
  • Mejl

Laglig grund: Samtycke. I samband med registrering samtycker du till att vi behandlar ovanstående personuppgifter.

Lagringsperiod:: Så länge du står som sökande i vår bostadskö. Om du inte betalat din avgift gallras uppgifterna i 45 dagar efter betalningsperiodens utgång.

Du kan närsomhelst avskriva dig från våra mejllistor. I varje nyhetsbrev som skickas från oss ges du möjligheten att avbryta mejlutskick.

Ändamål

  • För att du ska kunna bli erbjuden att teckna ett lägenhetskontrakt
  • Ringa upp dig om du är aktuell för ett lägenhetskontrakt

Behandling

  • Samla in inkomstuppgifter och andra intyg
  • Göra en kreditupplysning
  • Hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten
  • Kontakta din arbetsgivare eller annan intygsutställare – Namn

Kategorier av personuppgifter

  • Personnummer
  • Mejl
  • Telefonnummer
  • Adress
  • Anställningsintyg eller andra intyg med ditt namn och personnummer
  • Betalningshistorik

Laglig grund: Samtycke. I samband med registrering samtycker du till att vi behandlar ovanstående personuppgifter.

Lagringsperiod: När förmedlingen av den aktuella lägenheten är genomförd raderas uppgifterna om dina intyg och din betalningshistorik.

Ändamål

  • För att kunna skicka dina uppgifter till den hyresvärd som hyr ut lägenheten du är aktuell för.

Behandling

  • Lämna över uppgifter till hyresvärden om dig som sökande.

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Personnummer
  • Mejl
  • Adress
  • Telefonnummer

Laglig grund: Intresseavvägning. När du ställer dig i vår bostadskö och är aktuell för ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som bostadsförmedling.

Lagringsperiod: Så länge du står som sökande i vår bostadskö. Om du inte betalat din avgift gallras uppgifterna i 45 dagar efter betalningsperiodens utgång.

Ändamål

  • För att kunna fakturera dig köavgift och förmedlingsavgift.

Behandling

  • Skicka e-faktura
  • Skicka autogirobetalning
  • Skapa elektroniska betalningar

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Personnummer
  • Bank-och kontouppgifter
  • Adress
  • Mejl

Laglig grund: Rättslig förpliktelse. För att följa bokföringslagen behöver vi samla in uppgifter om dig för att kunna fakturera dig.

Lagringsperiod: Så länge du står som sökande i vår bostadskö. Om du inte betalat din avgift gallras uppgifterna i 45 dagar efter betalningsperiodens utgång.

Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Ändamål

  • Vi vill kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, informera dig om aktuell information samt marknadsföra oss och våra tjänster.

Behandling

  • Skicka ut nyhetsbrev
  • Skicka ut enkäter

Kategorier av personuppgifter

  • Mejladress
  • Namn
  • Adress

Laglig grund: Berättigat intresse. Detta är nödvändigt för att utveckla, förbättra och sälja våra produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Lagringsperiod: Du kan närsomhelst avskriva dig från våra mejllistor eller avstå från att delta i enkät. I varje nyhetsbrev som skickas från oss ges du möjligheten att avbryta mejlutskick.

Ändamål

  • För att vi ska kunna hantera din begäran om extra köpoäng (ålder eller medicinska skäl) eller din begäran om att ärva köpoäng.

Behandling

  • Samla in intyg
  • Granska intyg

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Personnummer
  • Adress
  • Mejladress
  • Personbevis
  • Läkarintyg

Laglig grund: Berättigat intresse.

Lagringsperiod: När ärendet är hanterat raderas uppgifterna om dina intyg.

Vilka delar vi dina personuppgifter med?

I de fall där det är nödvändigt kan vi komma att dela dina personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden åt oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Vi har personuppgiftsbiträden som hanterar bland annat:

  • IT-tjänster
  • Avisering av köavgift och förmedlingsavgift
  • Kravhantering
  • Lägenhetskontrakt

Dessa mottagare har endast rätt att behandla dina uppgifter i samband med att de utför en tjänst åt oss eller har ett delat personuppgiftsansvar med oss.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/ EES, men kan även komma att överföras till länder utanför EU/EES till leverantörer som för Sigtuna Bostadsförmedlings räkning ansvarar för IT-drift och lagring.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder en rad tekniska, legala och organisatoriska säkerhetsåtgärder, inklusive kryptering och tvåfaktors autentisering, för att upprätthålla säkerheten för dina personuppgifter.

Dina rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter kommer vi att besvara en begäran från dig utan dröjsmål.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få ett utdrag över vilka personuppgifter som vi behandlar. Du har rätt att kostnadsfritt begära ett registerutdrag från oss. Begäran ska göras skriftligen och vara undertecknad av dig.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Du kan ändra vissa uppgifter själv genom att du loggar in på Mina Sidor på vår hemsida.

Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifterna vi lagrar om dig ifall uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller behandlats, om du återkallar ditt samtycke eller om det inte längre finns någon annan rättslig grund för behandlingen.

Det kan finnas lagliga skyldigheter som gör att vi nekar din begäran, exempelvis bokförings- och skattelagstiftning.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter.
Det kan finnas lagliga skyldigheter som gör att vi nekar din begäran, exempelvis bokförings- och skattelagstiftning.

Direktmarknadsföring

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring så som digitala utskick via e-post. I varje mejlutskick finns alltid en möjlighet att avregistrera dig från framtida mejlutskick. Väljer du att göra det kommer du inte att få nya mejlutskick.

Cookies

Vi använder cookies på vår hemsida för att se till att webbplatsen fungerar, analysera webbplatstrafiken och se vilka delar av webbplatsen du har besökt. På sidan Cookies kan du läsa mer om hur vi hanterar cookies.

Har du frågor om dataskydd?

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter kontaktar du vårt dataskyddsombud via mejl dataskyddsombud@sigtunahem.se eller post:

Sigtuna Bostadsförmedling AB
c/o AB SigtunaHem
Dataskyddsombud
Box 509, 195 25, Märsta

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen har du rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

Ändring av riktlinje för integritet

AB Sigtuna Bostadsförmedling kan komma att ändra denna riktlinje. Den senaste versionen finns alltid här på hemsidan.

Vid uppdateringar som är av avgörande betydelser kommer vi att mejla dig (ifall du angett mejladress) i god tid innan ändringen. Vi kommer också att informera om ändringar på hemsidan.